1. O obdelavi osebnih podatkov
PRVA Skladi, d.o.o., Fajfarjeva ulica 33, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju: PRVA SKLADI) osebne podatke obdeluje v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07 – UPB in 177/20; ZVOP-1) ter drugo veljavno in relevantno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.
V pogodbah/obrazcih so navedeni podatki o stranki, ki jih mora v skladu s predpisi družba PRVA SKLADI pridobiti pred sklenitvijo pogodbe o pristopu k pravilom upravljanja investicijskega sklada, ko na zanesljiv način preverja identiteto stranke. Stranke je v ta namen dolžna posredovati družbi tudi dokumentacijo in druge informacije, ki jih družba potrebuje za opravljanje posameznih storitev, izvršitev pogodbenih obveznosti in vodenje predpisanih evidenc.
2. Upravljavec osebnih podatkov
Upravljavec osebnih podatkov je PRVA SKLADI, ki z osebnimi podatki ravna skladno s svojimi zakonskimi in regulativnimi obveznostmi.
Podatki o upravljavcu:
PRVA Skladi, d.o.o., Fajfarjeva ulica 33, 1000 Ljubljana, matična številka: 8957819000, davčna številka: SI 21779350
3. Osebni podatki, ki jih zbira PRVA SKLADI
Za opravljanje storitev PRVA SKLADI od stranke pridobi, obdeluje in uporablja npr. naslednje osebne podatke stranke oz. njenega zakonitega zastopnika in/ali pooblaščenca:
- Ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega/začasnega prebivališča, davčno številko v Republiki Sloveniji in tuji državi, podatek o rezidentstvu končnega imetnika finančnega instrumenta oz. upravičenca do denarnih sredstev,
- Številko, vrsto, izdajatelja in veljavnost uradnega osebnega dokumenta, državljanstvo,
- Številko pogodbe,
- Podatke iz dokumentacije, povezane z opravljanjem storitev po pravilih upravljanja,
- Druge osebne podatke v skladu s predpisi o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma,
- Druge njene osebne podatke, ki jih družba potrebuje za izpolnjevanje pravic in obveznosti iz sklenjenih pogodb.
Po potrebi pa tudi podatke o znanju in izkušnjah, potrebnih za izvajanje pojasnilne obveznosti po ZTFI-1 in podatke o poslih s finančnimi instrumenti in denarnimi sredstvi (datumu posla s finančnim instrumentom in datumu njegove poravnave, vrsti posla, oznaki, ceni in količini finančnega instrumenta ter vrednosti posla).
4. Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov
V skladu s predpisi s področja varstva osebnih podatkov je PRVA SKLADI kot upravljavec osebnih podatkov za vsako posredovanje osebnih podatkov dolžan zagotoviti, da je mogoče pozneje ugotoviti, katere vrste osebnih podatkov so bile posredovane, komu, kdaj in po kateri pravni podlagi, za kateri namen oziroma iz katerih razlogov oziroma za potrebe katerega postopka, razen če drug zakon za posredovanje posameznih vrst podatkov ne določa drugače.
Obdelava na podlagi zakona
Na podlagi predpisov PRVA SKLADI obdeluje podatke o svojih zaposlenih in sicer na podlagi Zakona o delovnih razmerjih in Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti.
PRVA SKLADI mora v skladu z Zakonom o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma, ugotavljati tudi istovetnost stranke in o njej pridobiti dodatne podatke (npr. politična izpostavljenost in podatek o državljanstvu). V ta namen lahko zahtevamo posredovanje kopije vašega osebnega dokumenta in sicer v skladu z zakonodajo s področja potnih listin in osebne izkaznice
V skladu z Zakonom o davčnem postopku in CRS ter FATCA sporazumi, ki urejajo izmenjavo podatkov na področju obdavčitve, poročevalske finančne institucije Slovenije, med katere spada tudi PRVA SKLADI, lahko ta ob sklenitvi pogodbe zbira informacije o računih nerezidentov ter jih letno sporoča Finančni upravi RS.
Obdelava na podlagi pogodbe
PRVA SKLADI poleg zbirk podatkov na podlagi zakona obdeluje tudi osebne podatke v primeru, ko s posameznikom sklene pogodba. V tem okviru PRVA SKLADI obdeluje tiste osebne podatke, ki se ne obdelujejo na podlagi zakona, so pa potrebni za sklenitev pogodbe ter uveljavljanje pravic in izpolnjevanje pogodbenih obveznosti PRVA SKLADI.
PRVA SKLADI torej na podlagi pogodbenega razmerja osebne podatke posameznikov obdeluje v kolikor je to potrebno za izvajanje in sklenitev pogodbe.
Obdelava na podlagi zakonitega interesa
PRVA SKLADI lahko podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva PRVA SKLADI ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. Kadar gre za nadaljnjo uporabo podatkov, zbranih o posamezniku, PRVA SKLADI opravi presojo skladno s Splošno uredbo.
Skladno s Splošno uredbo sodi med zakonite interese tudi neposredno trženje.
Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja
PRVA SKLADI lahko v določenih primerih zaproša posameznike za podajo privolitev v obdelavo njihovih osebnih podatkov za ocenjevanje nekaterih osebnih vidikov v zvezi s posameznikom, npr. za analizo osebnega okusa, interesov in vedenja tega posameznika (profiliranje) za namen izdelave in predstavitev posamezniku prilagojenih ponudb storitev vključno z obveščanjem oz. neposrednim trženjem ter za namen izvajanja trženjskih raziskav. V teh primerih obdelava osebnih podatkov poteka v okviru s posameznikovo izjavo dopuščenega obsega osebnih podatkov, namena in dogovorjenih kanalov obveščanja, vse do preklica. Obveščanje v povezavi z obdelavo osebnih podatkov se izvaja na način, ki ga je v privolitvi izbral posameznik.
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko svojo privolitev kadarkoli umakne oziroma spremeni na enak način, kot je bilo soglasje dano ali na drug način, ki ga opredeli PRVA SKLADI, pri čemer si PRVA SKLADI pridržuje pravico do identifikacijo stranke. Umik oziroma sprememba privolitve se nanaša le na podatke, ki se obdelujejo na podlagi privolitve. Veljavna je zadnja podana privolitev posameznika, ki ga prejem PRVA SKLADI. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.
5. Kategorije obdelovalcev osebnih podatkov
Osebne podatke obdelujejo zaposleni pri upravljavcu PRVA SKLADI v okviru svojih delovnih nalog. Poteg njih pa jih lahko v zvezi z opravljanjem storitev po sklenjenih pogodbah in v skladu s predpisi na podlagi zahteve ali zaprosila, družba razkrije in sporoči osebne podatke o stranki oz. izroči ali pošlje drugo dokumentacijo v zvezi s stranko naslednjim osebam:
- ATVP in drugim organom, pristojnim za nadzor trgov finančnih instrumentov oz. alternativnih investicijskih skladov, če ti organi podatke in dokumentacijo potrebujejo za nadzor nad opravljanjem storitev, poslovanjem družbe in njenih produktov, odkrivanjem in preprečevanjem zlorab na trgih finančnih instrumentov, preprečevanjem pranja denarja in financiranja terorizma in za druge namene v skladu s predpisi,
- depozitarjem, poddepozitarjem in drugim izpolnitvenim pomočnikom, če jih potrebujejo in za opravljanje storitev, dogovorjenih s pogodbami o pristopu k pravilom upravljanja investicijskega sklada,
- davčnim organom, če je to potrebno za uveljavljanje strankinih pravic in ugodnosti ali za izpolnjevanje njenih obveznosti, ki izhajajo iz davčnih predpisov (npr. zaradi povračila preveč plačanih davkov in plačila davkov, zaradi poročanja davčnim organom ali njihovega nadzornega postopka oz. zaradi drugih obveznosti v skladu z davčnimi predpisi),
- izdajateljem finančnih instrumentov zaradi sodelovanja v njihovih korporativnih akcijah in
- drugim osebam, ki upravičeno zahtevajo oz. zaprosijo za dokumentacijo in podatke v zvezi z izvajanjem storitev po pogodbah skladno s predpisi oz. sklenjenimi pogodbami.
Med zgoraj navedene uporabnike med drugim sodijo tudi podjetja, ki PRVA SKLADI nudijo tehnično podporo pri obdelavi osebnih podatkov, kot na primer izdelovalci in vzdrževalci računalniških aplikacij, spletnih mest in informacijskih storitev, razvijalci in uvajalci programskih rešitev ter osebe, ki jih PRVA SKLADI angažira za zagotavljanje storitev, potrebnih za izvajanje pogodb oz. zakonskih obveznosti, kot so na primer zunanji revizorji, pošte, raziskovalna in analitična podjetja, zastopniki PRVA SKLADI v morebitnih sodnih postopkih, itd.
Nekatere organizacije oz. podjetja, ki jim kot našim obdelovalcem lahko razkrivamo vaše osebne podatke, imajo sedež zunaj Evropske unije, v državah, ki morda nimajo zakonov, ki varujejo pravico do varstva osebnih podatkov na enak način kot v Evropski uniji oz. Sloveniji. V primeru, da bodo vaši osebni podatki preneseni v tretje države (izven EU in EGP), bomo poskrbeli za zagotovitev in uresničevanje ustreznih ukrepov za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov ter temeljnih pravic in svoboščin posameznikov, skladno z veljavnimi nacionalnimi in EU predpisi, tako da bomo uporabili predvidene mehanizme, kot so zavezujoča poslovna pravila, standardne pogodbene klavzule idr.
6. Pridobivanje in obdelava podatkov
PRVA SKLADI lahko odkloni sklenitev pogodbe o pristopu k pravilom upravljanja investicijskega sklada, če stranka odkloni posredovanje podatkov, informacij ali dokumentacije. Če odkloni dajanje tistih podatkov, dokumentov ali informacij, ki po predpisih sicer niso obvezni, jih pa družba v skladu s svojo politiko poslovanja potrebuje zaradi tekočega zagotavljanja storitev, lahko družba s stranko sklene pogodbo, vendar ne odgovarja za morebitne napake, pomote, nepravilnosti oz. druge posledice pomanjkljivih podatkov.
Stranka jamči za točnost, popolnost in resničnost posredovanih podatkov ter za njihovo istovetnost s podatki, vpisanimi v ustrezne registre (npr. pri KDD Centralni klirinško depotni družbi d.d.), odgovarja pa tudi za vso škodo, ki bi nastala zaradi posredovanja netočnih, nepopolnih oz. neresničnih ali zavajajočih podatkov. Vsako spremembo katerega od podatkov je stranka dolžna sporočiti PRVA SKLADI najkasneje v petih dneh od njenega nastanka oz. nemudoma, če bi spremembe podatkov bistveno vplivale na opravljanje storitev družbe po pogodbi.
Družba in stranka se zavezujeta, da bosta vse podatke in informacije, pridobljene v zvezi s pravili upravljanja in pogodbo o pristopu k pravilom upravljanja investicijskega sklada varovali kot poslovno skrivnost, razen če s splošnimi pogoji, pogodbami oz. predpisi ni določeno drugače.
PRVA SKLADI se obvezuje, da bo podatke o stranki varovala kot zaupne in kot osebne (v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov), tako da ne bo prišlo do njihovega neupravičenega posredovanja nepooblaščenim osebam.
Stranka oz. zakoniti zastopnik in/ali pooblaščenec stranke družbi dovoli, da lahko v postopku pregleda stranke oz. identifikacije kopira njen osebni dokument in po potrebi tudi kartico s številko bančnega računa, na katerega ji bo družba nakazovala denar, fotokopiji pa hrani kot del dokumentacije, namenjene morebitnemu ponovnemu preverjanju podatkov, če jih bo potrebovala za izpolnjevanje svojih pogodbenih obveznosti, zaradi zakonskih zahtev ali zahtev nadzornih organov. Družba hrani fotokopije v skladu z zakonom predpisani čas oz. toliko časa, kolikor jih potrebuje kot dokazilo o opravljenem pregledu oz. identifikaciji stranke ali kot podlago pri plačilu dajatev ter uveljavljanju drugih pravic ali obveznosti stranke. Stranka mora družbo nemudoma obvestiti o zamenjavi dokumentov, na podlagi katerih je bila sklenjena pogodba o investicijskih storitvah, in jih predložili na vpogled v najkrajšem možnem času.
Stranka oz. zakoniti zastopnik in/ali pooblaščenec stranke pooblašča PRVA SKLADI, da v času veljavnosti pogodbe, po potrebi pa v skladu s predpisi tudi kasneje, pridobi, obdeluje, posreduje in v svojih zbirkah hrani vse njene podatke, kot so navedeni v pogodbah ali njihovih prilogah, ter dovoli, da jih družba v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov uporablja pri izvajanju investicijskih storitev.
Stranka oz. zakoniti zastopnik in/ali pooblaščenec stranke družbi PRVA SKLADI izrecno dovoljuje in s podpisom pogodbe pooblašča, da za izvrševanje dejanj ali za uveljavitev pravic po pogodbah, podatke in informacije posreduje tretjim osebam, zlasti (a ne izključno) izpolnitvenim pomočnikom (depozitarjem, poddepozitarjem, poravnalnim sistemom), upravljavcem trga, nadzornim ali davčnim organom in izdajateljem finančnih instrumentov ali pri njih opravi poizvedbe, in obratno, da jih te osebe posredujejo družbi. Stranka oz. zakoniti zastopnik in/ali pooblaščenec stranke družbo tudi pooblašča, da lahko pri pristojnih državnih in drugih organih ter drugih upravljavcih zbirk podatkov opravlja poizvedbe in pridobiva podatke o njenem stalnem in začasnem prebivališču oz. sedežu, če je to potrebno za izvajanje storitev po pogodbah.
Družba PRVA SKLADI sme zaradi preprečevanja kaznivih dejanj oz. prekrškov in zaradi izpolnjevanja drugih zakonskih zahtev podatke in informacije o stranki oz. zakonitem zastopniku in/ali pooblaščencu stranke posredovati domačim in tujim državnim, pravosodnim in nadzornim organom brez njenega predhodnega soglasja.
7. Pravice glede obdelave osebnih podatkov
PRVA SKLADI zagotavlja posameznikom uresničevanje njihovih pravic brez nepotrebnega odlašanja in v skladu z zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.
V skladu s Splošno uredbo PRVA SKLADI omogoča naslednje pravice v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov:
a) pravico do dostopa do podatkov,
b) pravico do popravka,
c) pravico do izbrisa (»pravica do pozabe«),
d) pravico do omejitve obdelave,
e) pravico do prenosljivosti podatkov,
f) pravico do ugovora.
Posamezniki lahko vprašanja o uveljavljanju pravic s področja varstva osebnih podatkov ali zahteve po dostopu, dopolnitvi, popravku, omejitvi, prenosu ali izbrisu osebnih podatkov, ki se obdelujejo v zvezi njimi, naslovijo na: / e-mail: skladi@prva.si oz. tel št. 01 23 45 806.
8. Pravica do pritožbe
V PRVA SKLADI si po najboljših močeh prizadevamo, da so vaši osebni podatki pri nas skrbno obdelovani in varovani z ustreznimi tehnološkimi in organizacijskimi sredstvi za zaščito prenosa in shranjevanja osebnih in drugih zaupnih podatkov. Če menite, da se osebni podatki shranjujejo ali kako drugače obdelujejo v nasprotju z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, imate pravico do pritožbe. Pritožba se lahko vloži neposredno pri Informacijskem pooblaščencu RS, Dunajska 22, 1000 Ljubljana.