1. O obradi osobnih podataka
PRVA Skladi d. o. o., Fajfarjeva ulica 33, 1000 Ljubljana (u daljnjem tekstu: PRVA SKLADI) obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktivu 95/46/EZ (u daljnjem tekstu: Opća uredba), Zakonom o zaštiti osobnih podataka (Službeni list Republike Slovenije, broj 94/07 – UPB i 177/20; ZVOP-1) i drugim primjenjivim i mjerodavnim zakonodavstvom iz područja zaštite osobnih podataka.
Ugovori/obrasci pružaju informacije o klijentu koje, sukladno propisima, društvo PRVA SKLADI mora pribaviti prije sklapanja ugovora o pristupanju pravilima upravljanja investicijskim fondom, prilikom provjere identiteta klijenta na pouzdan način. U tu svrhu, klijenti su također dužni društvu dostaviti dokumentaciju i druge informacije koje su društvu potrebne za obavljanje pojedinih usluga, izvršavanje ugovornih obveza i vođenje propisane evidencije.
2. Voditelj obrade osobnih podataka
Voditelj obrade osobnih podataka je društvo PRVA SKLADI koje obrađuje osobne podatke u skladu sa svojim zakonskim i regulatornim obvezama.
Podaci o voditelju obrade:
PRVA Skladi d. o. o., Fajfarjeva ulica 33, 1000 Ljubljana, matični broj: 8957819000, porezni broj: SI 21779350
3. Osobni podaci koje prikuplja PRVA SKLADI
Za pružanje usluga PRVA SKLADI od klijenta prikuplja, obrađuje i koristi npr. sljedeće osobne podatke klijenta ili njegovog zakonskog zastupnika i/ili opunomoćenika:
- Ime i prezime, datum i mjesto rođenja, adresa prebivališta/boravišta, porezni broj u Republici Sloveniji i stranoj državi, podaci o rezidentstvu krajnjeg imatelja financijskog instrumenta ili korisnika novčanih sredstava,
- Broj, vrsta, izdavatelj i valjanost osobnog dokumenta, državljanstvo,
- Broj ugovora,
- Podaci iz dokumentacije koji se odnose na pružanje usluga prema pravilima upravljanja,
- Ostali osobni podaci u skladu s propisima o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma,
- Ostali osobni podaci koji su potrebni kako bi društvo ispunilo svoja prava i obveze iz sklopljenih ugovora.
Ako je potrebno također podatke o znanju i iskustvu, potrebnom za provedbu eksplanatorne obveze prema ZTFI-1 te podatke o transakcijama financijskim instrumentima i gotovini (datum transakcije financijskim instrumentom i datum njegove namire, vrsta transakcije, oznaka, cijena i količina financijskog instrumenta te vrijednost transakcije).
4. Svrhe obrade i osnova za obradu podataka
U skladu s propisima iz područja zaštite osobnih podataka, društvo PRVA SKLADI, kao voditelj obrade osobnih podataka, dužno je osigurati da je kasnije moguće utvrditi koje su vrste osobnih podataka prenesene, kome, kada i na kojoj pravnoj osnovi, u koju svrhu ili iz kojih razloga ili za potrebe kojeg postupka, osim ako drugim zakonom nije drukčije određeno za prijenos pojedinih vrsta podataka.
Obrada na temelju zakona
Na temelju propisa PRVA SKLADI obrađuje podatke o svojim zaposlenicima na temelju Zakona o radnim odnosima i Zakona o evidenciji o radu i socijalnom osiguranju.
U skladu sa Zakonom o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma, PRVA SKLADI također mora identificirati klijenta i dobiti dodatne informacije o njemu (npr. podatke o političkoj izloženosti i državljanstvu). U tu svrhu možemo zatražiti presliku vašeg osobnog dokumenta u skladu sa zakonodavstvom iz područja putnih isprava i osobne iskaznice
U skladu sa Zakonom o poreznom postupku i CRS te FATCA sporazumima koji uređuju razmjenu informacija u području oporezivanja, izvještajna financijska institucija Slovenije, uključujući društvo PRVA SKLADI, može prikupljati informacije o računima nerezidenata u trenutku sklapanja ugovora i o tome godišnje izvještavati Financijsku upravu Republike Slovenije.
Obrada na temelju ugovora
PRVA SKLADI osim baze podataka obrađuje i osobne podatke na temelju zakona u slučaju sklapanja ugovora s pojedincem. U tom slučaju PRVA SKLADI obrađuju one osobne podatke koji se ne obrađuju na temelju zakona, ali su potrebni za sklapanje ugovora i ostvarivanje prava i ispunjenje ugovornih obveza društva PRVA SKLADI.
PRVA SKLADI stoga obrađuje osobne podatke pojedinaca na temelju ugovornog odnosa u mjeri u kojoj je to potrebno za provedbu i sklapanje ugovora.
Obrada na temelju legitimnog interesa
PRVA SKLADI također može obrađivati podatke na temelju legitimnog interesa društva PRVA SKLADI ili treće strane, osim ako su takvi interesi nadjačani interesima ili temeljnim pravima i slobodama pojedinaca koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka. Kada je riječ o daljnjem korištenju prikupljenih podataka o pojedincu, društvo PRVA SKLADI provodi procjenu u skladu s Općom uredbom.
U skladu s Općom uredbom, izravni marketing također je legitiman interes.
Obrada na temelju privole ili suglasnosti
PRVA SKLADI može u određenim slučajevima zatražiti od pojedinaca da daju privolu za obradu svojih osobnih podataka za procjenu određenih osobnih aspekata koji se odnose na pojedinca, npr. za analizu osobnog ukusa, interesa i ponašanje tog pojedinca (profiliranje) u svrhu izrade i predstavljanja individualno prilagođenih ponuda usluga, uključujući informiranje ili izravni marketing i u svrhu provođenja marketinških istraživanja. U tim slučajevima obrada osobnih podataka odvija se u okviru izjave pojedinca o dopuštenom opsegu osobnih podataka, svrsi i dogovorenim kanalima obavješćivanja, sve do opoziva. Obavještavanje u vezi s obradom osobnih podataka provodi se na način koji je pojedinac odabrao u privoli.
Pojedinac, na kojega se odnose osobni podaci, može povući ili izmijeniti svoju privolu u bilo kojem trenutku na isti način na koji je dana privola ili na drugi način koji definira PRVA SKLADI, pri čemu PRVA SKLADI zadržava pravo identifikacije klijenta. Povlačenje ili promjena privole odnosi se samo na podatke obrađene na temelju privole. Valjana je posljednja dana privola pojedinca koju dobiva PRVA SKLADI. Opoziv privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina opoziva.
5. Kategorije izvršitelja obrade osobnih podataka
Osobne podatke obrađuju zaposlenici voditelja obrade u sklopu svojih radnih zadataka. U vezi s pružanjem usluga na temelju sklopljenih ugovora i u skladu s propisima na temelju zahtjeva, društvo može otkriti i priopćiti osobne podatke o klijentu ili predati ili poslati drugu dokumentaciju, koja se odnosi na klijenta, sljedećim osobama:
- ATVP-u i drugim tijelima koja su odgovorna za nadzor tržišta financijskih instrumenata ili alternativnih investicijskih fondova, ako su tim tijelima potrebni podaci i dokumentacija za nadzor nad pružanjem usluga, poslovanjem društva i njegovih proizvoda, otkrivanjem i sprječavanjem zlouporabe na tržištima financijskih instrumenata, sprječavanjem pranja novca i financiranja terorizma te u druge svrhe u skladu s propisima,
- depozitarima, poddepozitarima i drugim izvršnim pomoćnicima, ako su im potrebni i za pružanje usluga ugovorenih u ugovorima o pristupanju pravilima upravljanja investicijskim fondom,
- poreznim tijelima, ako je to potrebno za ostvarivanje prava i pogodnosti klijenta ili za ispunjavanje njegovih obveza koje proizlaze iz poreznih propisa (npr. zbog povrata preplaćenih poreza i plaćanja poreza, zbog prijave poreznim tijelima ili njihovog nadzornog postupka ili zbog drugih obveza u skladu s poreznim propisima),
- izdavateljima financijskih instrumenata za njihovo sudjelovanje u njihovim korporativnim akcijama i
- drugim osobama koje opravdano zatraže dokumentaciju i podatke vezane uz pružanje usluga iz ugovora u skladu s propisima ili sklopljenim ugovorima.
Među iznad navedene korisnike uvrštavaju se također tvrtke koje društvu PRVA SKLADI nude tehničku podršku u obradi osobnih podataka, kao što su proizvođači i administratori računalnih aplikacija, internetskih stranica i informacijskih usluga, programeri i implementatori programskih rješenja te osobe koje društvo PRVA SKLADI angažira za pružanje usluga potrebnih za provedbu ugovora ili zakonskih obveza, kao što su vanjski revizori, pošte, istraživačke i analitičke tvrtke, zastupnici društva PRVA SKLADI u mogućim pravnim postupcima itd.
Pojedine organizacije ili tvrtke kojima možemo otkriti vaše osobne podatke kao našim izvršiteljima obrade sa sjedištem izvan Europske unije, u zemljama koje možda nemaju zakone koji štite pravo na zaštitu osobnih podataka na isti način kao u Europskoj uniji ili u Sloveniji. Ako se vaši osobni podaci prenose u treće zemlje (izvan EU-a i EGP-a), osigurat ćemo i provesti odgovarajuće mjere za osiguranje sigurnosti osobnih podataka i temeljnih prava i sloboda pojedinaca u skladu s primjenjivim nacionalnim propisima i propisima EU-a, primjenom predviđenih mehanizama, kao što su obvezujuća poslovna pravila, standardne ugovorne klauzule itd.
6. Prikupljanje i obrada podataka
Društvo PRVA SKLADI može odbiti sklapanje ugovora o pristupanju pravilima upravljanja investicijskim fondom ako klijent odbije dati podatke, informacije ili dokumentaciju. Ako društvo odbije dostaviti podatke, dokumente ili informacije koji nisu obvezni prema propisima, ali koje društvo treba u skladu sa svojom poslovnom politikom u svrhu pružanja usluga na kontinuiranoj osnovi, društvo može sklopiti ugovor s klijentom, ali ne odgovara za bilo kakve pogreške, zabune, nepravilnosti ili druge posljedice nedostatka podataka.
Klijent jamči za točnost, potpunost i istinitost dostavljenih podataka i njihovo istovjetnost s podacima upisanim u odgovarajuće registre (npr. kod KDD – Centralno klirinško depotne družbe d. d.), a odgovoran je i za bilo kakvu štetu koja bi nastala prijenosom netočnih, nepotpunih ili lažnih ili obmanjujućih podataka. Svaku promjenu bilo kojeg podatka klijent je dužan dostaviti društvu PRVA SKLADI najkasnije pet dana nakon nastanka ili odmah, ako bi izmjene podataka značajno utjecale na pružanje usluga društva prema ugovoru.
Društvo i klijent obvezuju se da će sve podatke i informacije dobivene u vezi s pravilima upravljanja i ugovorom o pristupanju pravilima upravljanja investicijskim fondom štititi kao poslovnu tajnu, osim ako s općim uvjetima, ugovorima ili propisi nisu drugačije određeni.
Društvo PRVA SKLADI se obvezuju štititi podatke klijenta kao povjerljive i kao osobne (u skladu s propisima o zaštiti osobnih podataka), kako ne bi došlo do njihovog neopravdanog otkrivanja neovlaštenim osobama.
Klijent ili zakonski zastupnik i/ili punomoćnik klijenta dopušta društvu provjeru klijenta ili kopira njegov identifikacijski dokument i po potrebi karticu s brojem bankovnog računa, na koji će društvo uplatiti novac, te čuva fotokopije kao dio dokumentacije namijenjene za eventualnu ponovnu provjeru podataka ako ih treba za ispunjenje svojih ugovornih obveza zbog zakonskih zahtjeva ili zahtjeva nadzornih tijela. Društvo čuva fotokopije u skladu sa zakonskim rokom ili sve dok je to potrebno kao dokaz o obavljenom pregledu ili identifikaciji kupca ili kao osnova za plaćanje davanja i ostvarivanje drugih prava ili obveza kupca. Klijent mora odmah obavijestiti društvo o zamjeni dokumenata na temelju kojih je sklopljen ugovor o investicijskim uslugama i dostaviti ih na uvid u najkraćem mogućem roku.
Klijent ili zakonski zastupnik i/ili ovlašteni zastupnik klijenta ovlašćuje PRVA SKLADI za pribavljanje, obradu, prosljeđivanje i pohranu svih njegovih podataka, kako je navedeno u ugovorima ili njihovim prilozima, tijekom važenja ugovora, a po potrebi i kasnije u skladu s propisima, te da omogući društvu njihovo korištenje u pružanju investicijskih usluga u skladu s propisima o zaštiti osobnih podataka.
Klijent ili zakonski zastupnik i/ili ovlašteni zastupnik klijenta potpisom ugovora izričito dopušta i ovlašćuje društvo PRVA SKLADI da podatke i informacije prosljeđuje trećim osobama, posebno (ali ne isključivo) pomoćnicima za ispunjenje (depozitari, poddepozitari, sustavi namire), tržišnim operaterima, nadzornim ili poreznim tijelima i izdavateljima financijskih instrumenata, ili da provodi upite kod njih, i obrnuto da ih te osobe prosljeđuju društvu. Klijent ili zakonski zastupnik i/ili ovlašteni zastupnik klijenta također ovlašćuje društvo za provođenje upita i dobivanje podataka o njegovom prebivalištu i boravištu ili sjedištu od nadležnih državnih i drugih tijela i drugih upravitelja bazama podataka, ako je to potrebno za pružanje usluga prema ugovorima.
Društvo PRVA SKLADI smije radi sprječavanja kaznenih djela ili prekršaja i radi ispunjavanja drugih zakonskih zahtjeva, podatke i informacije o klijentu ili zakonskom zastupniku i/ili punomoćniku klijenta prenijeti domaćim i stranim državnim, pravosudnim i nadzornim tijelima bez njegove prethodne suglasnosti.
7. Prava u vezi s obradom osobnih podataka
PRVA SKLADI pojedincima omogućuje ostvarivanje njihovih prava bez nepotrebnog odgađanja i u skladu sa zakonodavstvom u području zaštite osobnih podataka.
U skladu s Općom uredbom PRVA SKLADI omogućuje sljedeća prava u vezi s obradom osobnih podataka:
a) pravo na pristup podacima,
b) pravo na ispravak,
c) pravo na brisanje (pravo na zaborav),
d) pravo na ograničenje obrade,
e) pravo na prenosivost podataka,
f) pravo na prigovor.
Pojedinci mogu uputiti pitanja o ostvarivanju svojih prava u području zaštite osobnih podataka ili zahtjeve za pristup, dopunu, ispravak, ograničenje, prijenos ili brisanje osobnih podataka koji se obrađuju u vezi s njima na e-adresu: skladi@prva.si ili na tel. broj 01 23 45 806.
8. Pravo na pritužbu
U PRIMA SKLADI dajemo sve od sebe kako bismo osigurali da vaše osobne podatke pažljivo obrađujemo i štitimo odgovarajućim tehnološkim i organizacijskim sredstvima radi zaštite prijenosa i pohrane osobnih i drugih povjerljivih podataka. Ako smatrate da se osobni podaci pohranjuju ili na drugi način obrađuju suprotno važećim propisima koji uređuju zaštitu osobnih podataka, imate pravo na pritužbu. Pritužba se može podnijeti izravno Povjereniku za informiranje Republike Slovenije, Dunajska 22, 1000 Ljubljana.